A organização é um princípio fundamental para o sucesso da gestão financeira em pequenas empresas. A falta de organização pode acarretar em problemas graves, desde fraudes até a falência, mas neste post, nós vamos listar dicas práticas que, se aplicadas, vão garantir inteligência financeira do seu negócio. Mas então, como manter uma boa organização financeira em pequenas empresas?
O primeiro passo para se obter uma gestão financeira eficiente é a organização dos processos financeiros. Vamos destacar aqui boas práticas de como manter uma boa organização financeira em pequenas empresas.
A organização financeira deve se iniciar pelo entendimento dos custos e despesas de sua empresa. Liste, organize, agrupe e classifique as suas contas. Aqui já estamos tratando de um conceito central da gestão financeira: a definição do Plano de Contas.
O Plano de Contas nada mais é que a organização das contas de uma empresa em categorias e subcategorias. Para criar um plano de contas eficiente, é importante entender as necessidades e objetivos da empresa. Algumas empresas optam por um plano de contas básico, com poucas categorias, enquanto outras podem precisar de um plano mais detalhado e personalizado.
Como manter uma boa organização financeira em pequenas empresas? Veja o passo a passo:
1. Liste os custos e despesas da sua empresa: Estas contas devem ser organizadas e descritas de modo que façam sentido e não se preocupe em ser simples nas descrições, o objetivo é exatamente este. Seja mais genérico, pensando nos principais grupos de despesas. Por exemplo em uma fábrica de bolsas de couro:
· Despesas administrativas
o Papelaria
o Telefone
o Energia
o Água
o Aluguel
· Despesas com produção
o Linha
o Couro
o Zíper
o Tecido
o Ferragens
o Cola
· Despesas com transporte
o Embalagem
o Fita
o Plástico bolha
o Transportadora
· Despesas com pessoal
o Salários
o 13ª salário
o Férias
o Auxílio alimentação
o Auxílio Transporte
o Tributos (INSS, FGTS…)
· Impostos e taxas
o Imposto de Renda
o Pis, Cofins, Cont. Social
o ICMS
2. Classifique as despesas fixas e variáveis: A classificação das despesas entre fixas e variáveis é de extrema importância para as análises financeiras. Primeiramente, entende-se que as despesas fixas são aquelas que, independente da sua produção ou volume de vendas, não sofrerão variação. Exemplo: os custos com aluguel ou energia elétrica de uma loja, permanecerão os mesmos, independente do volume de vendas. Já as despesas variáveis são aquelas que sofrem variação a depender do volume de vendas, por exemplo: Em uma padaria, a quantidade de farinha sofrerá variação de acordo com o giro na venda de pães, quando mais se vende, mais pães são produzidos e maior o consumo de farinha. Seguindo o exemplo anterior da fábrica de bolsa podemos classificar da seguinte forma (aproveite para criar um código para cada despesa):
| Cod. | Despesas | Classificação |
| 1 | Despesas administrativas | |
| 1.1 | Papelaria | Variável |
| 1.2 | Telefone | Fixa |
| 1.3 | Energia | Fixa |
| 1.4 | Água | Fixa |
| 1.5 | Aluguel | Fixa |
| 2 | Despesas com produção | |
| 2.1 | Linha | Variável |
| 2.2 | Couro | Variável |
| 2.3 | Zíper | Variável |
| 2.4 | Tecido | Variável |
| 2.5 | Ferragens | Variável |
| 2.6 | Cola | Variável |
| 3 | Despesas com transporte | |
| 3.1 | Embalagem | Variável |
| 3.2 | Fita | Variável |
| 3.3 | Plástico bolha | Variável |
| 3.4 | Transportadora | Variável |
| 4 | Despesas com pessoal | |
| 4.1 | Salários | Fixa |
| 4.2 | 13ª salário | Fixa |
| 4.3 | Férias | Fixa |
| 4.4 | Auxilio alimentação | Fixa |
| 4.5 | Auxilio Transporte | Fixa |
| 4.6 | Tributos (INSS, FGTS…) | Fixa |
| 5 | Impostos e taxas | |
| 5.1 | Imposto de Renda | Variável |
| 5.2 | Pis, Cofins, Cont. Social | Variável |
| 5.3 | ICMS | Variável |
3. Contrate um sistema de gestão financeira ou organize uma planilha para controlar suas receitas e despesas: Atualmente existem bons sistemas de gestão financeira acessíveis a qualquer negócio. Ter um sistema facilitará muito sua organização financeira.
Indicamos alguns sistemas que atendem a maior parte dos pequenos negócios, como o Conta Azul, o Omie ou o Bling.
4. Classifique suas contas no sistema ou planilha: Ao lançar qualquer conta em seu sistema financeiro ou em sua planilha, classifique imediatamente esta conta, de forma correspondente ao Plano de Contas definido. Nunca deixe para depois! Por experiência, sabemos que a falta de classificação imediata pode virar uma “bola de neve” e causar um grande descontrole em sua organização financeira.
5. Faça o mesmo com as suas fontes de receita: Assim como as contas a pagar, se você tem diferentes fontes de receita será muito importante classifica-las. Mantendo esta organização, será possível saber quais receitas estão performando melhor, entender a relação dos custos de marketing e comercial sobre o retorno de venda em cada canal e, até mesmo, entender a margem de contribuição de cada canal de venda. Vamos supor que sua empresa, além da loja física, tenha um canal de vendas online e participe de feiras para venda dos seus produtos. Neste caso, cada venda deve ser classificada quanto a sua origem.
6. Estabeleça algumas regras para organizar os pagamentos: Conhecendo e tendo classificado as contas, faça um levantamento retroativo e verifique as datas de vencimento das principais despesas fixas e a recorrência de compra das matérias primas ou itens de venda (no caso do varejo, por exemplo). Entendendo o fluxo de pagamentos e recorrência de compras, defina uma regra e rotina para os pagamentos. Este é um passo importante para manter a organização financeira e evitar pagamentos diários, que podem sobrecarregar o seu time e não permitir previsibilidade ao seu negócio. Deste modo, é possível planejar sua movimentação financeira e antecipar riscos ao seu negócio.
Nossa sugestão é que você mantenha um fluxo semanal ou quinzenal para seus pagamentos. Ou seja, caso seja semanal, você pode estabelecer que os pagamentos serão realizados sempre às segundas-feiras.
Seja rigoroso nesta definição e abra concessões somente em casos extremos, não planejados, mas urgentes. Se manter firme é um dos princípios que fortalecem a sua organização. Nós preparamos um e-book de Guia de Gestão Financeira para pequenas empresas. Nele, apresentamos uma série de dicas, ferramentas e orientações para descomplicar a gestão financeira do seu negócio. Quer continuar desfrutando deste e muitos outros conteúdos de gestão financeira? Então baixe o ebook gratuitamente em: https://materiais.matterco.com.br/guiadegestaofinanceira
