Falar da importância de definir um bom plano de contas é o mesmo que falar da importância da água para a sobrevivência dos seres humanos, em uma analogia à existência da gestão financeira para empresas. Mas vamos ser menos existencialistas e entender melhor na prática.
É correto afirmar que toda gestão financeira se inicia com a definição de um plano de contas, mas você sabe o porquê disso? Por que é tão importante definir um bom plano de contas?
Você muito provavelmente já ouviu falar que vivemos a era da informação e que as empresas atuais tomam suas decisões baseadas em dados. Afinal, sem dados não temos segurança para tomada de decisão, mas para isso, é importante que os dados estejam classificados e organizados de forma que possam ser analisados de forma a orientar os negócios. E quem trata desta classificação e organização? O Plano de Contas!
Agora que você entendeu a importância de definir um bom plano de contas, vamos entender melhor como colocá-lo em prática.
Como definir um bom plano de contas?
O primeiro passo para definir o plano de contas é listar todas as despesas da sua empresa em uma planilha ou mesmo listá-las em um documento. Assim, você deve relacionar despesas como aluguel, energia elétrica, salário de funcionários, compra de materiais, equipamentos etc. Além das despesas, é necessário listar as fontes de receita da sua empresa. Em uma empresa de consultoria, por exemplo, podemos ter receitas provenientes de treinamento, palestras, tutorias e a própria consultoria. Caso queira organizar ainda melhor suas despesas, você pode agrupá-las em centros de custos, ou classificá-las por grupos de despesas e criar códigos que ajudem na organização das despesas e receitas.
Partindo deste princípio, as despesas de uma indústria de calçados poderiam ficar da seguinte forma:
- Despesas com produção
1.1. Matéria Prima;
1.1.1. Couro;
1.1.2. Borracha;
1.1.3. Linha;
1.1.4. Cadarço.
1.2. Manutenção de Equipamentos
1.2.1. Mão de obra manutenção preventiva;
1.2.2. Mão de obra manutenção emergencial;
1.2.3. Óleo;
1.2.4. Peças de reposição;
1.2.5. Suporte. - Despesas Administrativas
2.1. Aluguel;
2.2. Energia elétrica;
2.3. Água;
2.4. Contabilidade;
2.5. Internet;
A classificação destas despesas é fundamental para construção de uma DRE (Demonstrativo de Resultados), ou mesmo na hora de compor o orçamento empresarial. Sem ela dificilmente você terá condições de realizar uma boa análise e entender os impactos das despesas frente aos resultados da sua empresa.
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Dicas importantes para aplicação do plano de contas
A primeira dica é simples e vai fazer a diferença no seu negócio quando aplicada: deixe o seu plano de contas registrado em um documento e compartilhe com todo o seu time financeiro. Todos, sem exceção, precisam conhecer as despesas da organização, como estão classificadas e agrupadas. Este compartilhamento dará maior senso de direção e organização para seus colaboradores, além de manter seu histórico registrado.
A segunda dica é sobre a forma de aplicar o plano de contas. Seja em um sistema de gestão financeira ou em uma planilha de Excel, toda despesa lançada precisa ser classificada. Somente desta forma você terá condições de gerar os relatórios financeiros.
Um adendo, existem diversos sistemas de gestão financeira a disposição das empresas, sendo muitos com custo bastante acessível. Inicialmente, para uma empresa de pequeno a médio porte e que não tenha um sistema de gestão, existem boas alternativas como o Conta Azul ou o Omie. Sua implantação é simples e certamente agregará muito a sua gestão financeira.
A terceira dica é que seja o mais rigoroso possível na classificação das suas despesas lançadas. Sem este rigor você sempre terá dificuldade na análise dos resultados e certamente desconfiará dos resultados da sua empresa. Evitar o retrabalho de reclassificar as contas é algo importante, pois gera desgaste, perda de tempo e maior custo com seus colaboradores.
Outros aspectos essenciais para manter este rigor está sobre a definição do valor da sua empresa (o quanto vale?) e a facilidade para acessar linhas de crédito mais competitivas. O valor de uma empresa é estimado por diversos fatores, sendo mais importante a análise dos resultados financeiros. Ao ser rigoroso e manter o registro histórico dos dados será mais fácil e assertivo definir quanto vale o seu negócio. Temos ainda a possibilidade de acessar as melhores linhas de crédito, gerando relatórios que melhor representam as despesas e resultados do seu negócio.
Por fim, um bom plano de contas auxilia as organizações na gestão de custos e formação do preço de vendas, matérias fundamentais para assegurar melhores margens de contribuição e competitividade do seu negócio.
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