O que são KPIs e para que servem?
O processo decisório das organizações têm se pautado, cada vez mais, em dados e informações, que por sua vez, precisam ser facilmente compreendidos e contextualizados com as estratégias do negócio. Os KPIs (em inglês Key Performance Indicators, ou Indicadores Chave de Desempenho), atuam diretamente em consonância com essa necessidade.
KPIs são indicadores que fornecem aos gestores um conjunto de informações de forma clara e ágil, auxiliando o acompanhamento de resultados e permitindo que os gestores tomem decisões em um curto espaço de tempo.
Os indicadores nos permitem avaliar até que ponto as atividades e ações que estão sendo desenvolvidas na organização estão progredindo, sendo completadas, ou ainda se merecem o foco e a atenção dos colaboradores. Os indicadores de desempenho que levam em consideração o ambiente corporativo devem ser derivados da estratégia de negócios e precisam estar encadeados, entre si, nas perspectivas de valor.
Vejamos alguns exemplos de indicadores para a Perspectiva de Valor:
Indicadores para a perspectiva de valor – Objetivos
Fonte: HERRERO, Emilio. Balanced Scorecard e a gestão estratégica: uma abordagem prática, Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.
A definição dos indicadores dá senso de direção à organização e deve transparecer aquilo que se busca, mas nenhum indicador é eficiente se não gerar ação. As ações traçadas a partir dos indicadores de desempenho precisam ser acompanhadas de metas claras, é preciso definir um objetivo a ser alcançado.
As metas permitem avaliar a evolução do negócio ao longo do tempo, em direção aos objetivos estratégicos definidos nas quatro perspectivas de valor. As metas podem ser retratadas por fórmulas (que mostram a relação entre as variáveis) ou apresentadas por meio de textos que retratem análises qualitativas, julgamentos, percepções ou insights dos colaboradores de uma organização.
Indicadores para a perspectiva de valor – Metas
Fonte: HERRERO, Emilio. Balanced Scorecard e a gestão estratégica: uma abordagem prática, Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.
Lembre-se, uma meta não vale muito se não for acompanhada de ações que proporcionem indicadores contínuos e promovam transformação. Portanto, o gestor deve estabelecer iniciativas.
As iniciativas são ações que uma empresa deve realizar, nas quatro dimensões do Balanced Scorecard (BSC) – ou Indicadores Balanceados de Desempenho – para alcançar os objetivos estratégicos. As iniciativas devem ser priorizadas em função de seu impacto de curto, médio e longo prazos na geração de valor e fortalecimento da posição competitiva da empresa.
Indicadores para a perspectiva de valor – Ações
Fonte: HERRERO, Emilio. Balanced Scorecard e a gestão estratégica: uma abordagem prática, Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.
“A andar se aprende andando, a nadar se aprende nadando, mas para melhorar a forma de gerir as empresas e as instituições não basta geri-las, é indispensável aprender a medir o desempenho da gestão. O gestor que não é capaz de medir o seu desempenho também não é capaz de geri-lo e, desde logo, estará impedido de melhorar o seu desempenho.” (Jorge Caldeira, 2009).
Definindo KPIs
Existem diversos indicadores que permitem implementar a gestão por desempenho, mas gerar bons indicadores não é suficiente se a cultura organizacional não se transformar para uso rotineiro das informações.
Para construir um bom indicador, é preciso estabelecer um roteiro (Roadmap) em que perguntas serão respondidas. Você precisa selecionar cuidadosamente aquilo que é realmente importante ao seu negócio, mesmo que isto signifique descartar várias boas ideias. É preciso focar no que é fundamental.
Um bom meio para se avaliar a utilidade de um Indicador é seguir os seis passos a seguir:
1º – Quem é o destinatário dos indicadores? Esta é a primeira e mais importante questão. Para sabermos o que vamos construir, precisamos saber para quem é. Do contrário, não saberemos a utilidade e que tipo de informação será necessária. O indicador pode ter mais de um destinatário: presidentes (CEOs), diretores, gerentes, conselhos de administração, chefes de departamento e colaboradores em geral.
2º – Que decisões precisam ser tomadas? O segundo aspecto é perceber que tipo de decisões toma o destinatário. O tipo de decisões ajuda a identificar as áreas em que se situam os indicadores.
3º – Quais questões são postas de forma sistemática? Quais as perguntas são feitas sistematicamente? Quais as matérias mais importantes? Quais as áreas da atividade que geram maiores preocupações? Qual informação os seus superiores lhe pedem constantemente?
Exemplos de questões colocadas por um diretor financeiro: Quanto é que temos nas contas à ordem? Quando é que poderemos ter situações de ruptura de tesouraria? Quanto se espera receber durante a próxima semana? Que pagamentos urgentes temos de fazer esta semana?
4º – Quais os melhores indicadores para responder às questões? Estaremos mais perto de encontrar os Indicadores certos, quando soubermos as questões que precisam ser respondidas.
Quanto é que temos nas contas à ordem?
R: Indicador – Total dos saldos das contas à ordem.
Quando é que poderemos ter situações de ruptura de tesouraria?
R: Indicador – Meses com saldo inferior a 5.000 reais.
Quanto se espera receber durante a próxima semana?
R: Indicador – Valor de recebimentos previstos para a semana seguinte.
Que pagamentos urgentes precisamos fazer esta semana?
R: Indicador – Valor dos pagamentos prioritários
5º – Onde estão e qual a qualidade dos dados que irão alimentar os indicadores? Existem dados para alimentar os algoritmos dos Indicadores? Esses dados estão dentro ou fora da nossa organização? Os dados estão na posse da nossa unidade de negócio? Os dados são credíveis? Com que frequência são atualizados os dados? Estão no formato ideal para serem usados diretamente pelos algoritmos ou necessitam de tratamento? Quanto tempo demora a obter os dados? Quem é que produz os dados? Quem tem acesso aos dados?
6º – Como devo visualizar/comunicar os resultados dos Indicadores?
São várias as formas de entrega dos indicadores. O ideal é consolidar os indicadores em uma plataforma de BI – Business Intelligence (Inteligência de Negócios), com a criação de dashboards que facilitem a leitura e interação com os indicadores. De acordo com o Gartner, as plataformas de BI estão posicionadas da seguinte forma:
Figura 5 – Quadrante Mágico Gartner – Sistemas de Business Intelligence
Fonte: https://www.gartner.com
Apesar de muitas opções, ainda é possível gerar dashboards (painéis) em ferramentas como o próprio Excel, mas que naturalmente eleva o esforço para consolidação do acesso aos dados e atualização.
Outra alternativa gratuita é o Google Data Studio: https://datastudio.google.com
Em resumo, podemos identificar 15 características que tornam um indicador em um bom instrumento de gestão:
1. Pertinência dos indicadores para a gestão
2. Credibilidade do resultado
3. Esforço aceitável para o apuramento do resultado
4. Simplicidade de interpretação
5. Simplicidade do algoritmo de cálculo
6. Fonte de dados dentro de “casa”
7. Cálculo automático
8. Possibilidade de auditar as fontes de dados com eficácia
9. Alinhado com a frequência de monitorização
10. Possibilidade de calcular em momentos extraordinários
11. Protegido de efeitos externos
12. Não gera efeitos perversos
13. Possibilidade de benchmarking
14. Atualizado
15. Possibilidade de ter uma meta
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